A workflow-kat sémák alapján lehet létrehozni, amelyekben a folyamat egymás utáni lépéseit, ezek felelőseit, konkrétan (nevesítve), vagy névtelenül (alias), egyéni vagy csoportos feladat szerint is definiálhatjuk. Meghatározhatjuk a kötelezően vagy opcionálisan kitöltendő dokumentumokat. A feladatok tervezésekor létrehozhatunk elágazásokat, alfolyamatokat, sorosan és párhuzamosan végrehajtandó feladatokat.
A workflow-t indíthatunk manuálisan, vagy automatizáltan is (pl létrejön egy új irattípus /számla/) és elindul egy jóváhagyási folyamat). A workflow-k egymásba is ágyazhatók, illetve képes a szálak összevárására, rekurzióra, vissza lépésre és kivétel kezelésre is.
A workflow motor több egymással kapcsolatban álló modulból áll

• Séma tervező - (workflow folyamatok leképezése)
• Feladatok (példányosított séma azaz az aktív workflow-k)
• Példányok és napló (vezetői információs rendszer a feladatok oldalról, valamint kivétel kezelési eljárások)
• Statisztika és napló (vezetői információs rendszer felhasználói oldalról, teljesítményértékeléshez és nyomon követéshez)
• Helyettesítés
• Interface külső rendszerekhez

Tartalmazott modulcsoport:
Dokumentumkezelés
Kombinálható modulok:
Iktatás
Projektkezelés

Workflow tervező eszköz. Feladatállomások, és aktivációs szállak definiálására szolgál. Séma példányosodása jelenti egy meghatározott workflow indítását.

• Grafikus tervezői felület
• Séma logikai ellenőrzés
• Rekurzív folyamatok tervezése
• Több kezdő és záró kimenet kezelése
• Intelligens feladat elágaztatás kezelés, visszakérdezési lehetőség
• Nevesített felhasználók és aliasok kezelése
• Visszakérdezések utáni továbblépési lehetőségek (1 válasz, több válasz)
• Automatikus alias feloldás kezelése
• Csoportos feladatok kezelése
• Gyerek folyamatok kezelése (alfolymatok integrációja)
• Alapdokumentum hozzárendelése a feladathoz
• Sémák exportja importja
• Folyamat határidő és feladat határidők tervezése
• Feladatállomás és bizonylatok összerendelése
• Aktivációs szálak kezelése (és/vagy kapcsolatok kezelése)
• Párhuzamos és elágazó feladatok leképezése
• Feladat szálak összevárása

Példányosított workflow-k, azaz a tényleges feladatok. A felhasználók számára delegált feladatok kezelésére használt eszköz.

• Feladathoz iratok és dokumentumok feltöltése
• Feladat példányosítás módok (önmagában, iratról, automatikusan indított)
• Bizonylatok kezelése és megjelentése
• Bizonylatok utólagos szerkesztése
• Feladathoz rendelt kérdés/válaszok kezelése
• Csoportos feladatok kezelése (lefoglalás, visszaadás)
• Aktív feladatok lekérdezése, státusztól függően
• Meglévő iratok és dokumentumok utólagos hozzárendelése vagy linkelése a feladatokhoz
• Határidők kezelése, figyelmeztetési üzenetek
• Gyermekfolyamatok nyomon követése
• Rendszer üzenetek és figyelmeztetések
• Integráció a többi modullal (pl. az dokumentumkezelő modulból egyszerű csatolás lehetősége)
• Visszakérdezési funkció
• Folyamat üzenetek kezelése fő-, és gyermek folyamatokhoz

Példányok napló
Workflowk nyomon követésére szolgáló eszköz.

• Példányok státusz alapján szűrése (fut, befejezve stb.)
• Példány feladatainak nyomon követése
• Kivétel kezelési eljárások (felhasználó csere, alias feloldás, csoportos feladat visszaadás stb)
• Exportálási lehetőség
• Feladat törlési lehetőség

Statisztika és napló
Workflow adatainak a nyomon követése, és teljesítményértékelésre szolgáló eszköz.

• Teljes naplóadatokhoz történő hozzáférés
• Előszűrés időintervallumra
• Szűrési lehetőségek (felhasználóra, aliasra, szervezetre, stb.)
• Export lehetőségek
• Teljesítményértékelési statisztikák előállítása időintervallum és felhasználókra vonatkozóan
• Statisztika export lehetőség

Helyettesítés

• A helyettesítés ideje alatt egy adott felhasználóhoz rendelt feladatot megjelenik a helyettesítő felhasználónál, így az teljeskörűen eljárhat a nevében.
• Állandó helyettesítés kezelése
• Időszakos helyettesítés kezelése
• Többszörös helyettesítés

Bizonylatok

• A feladatállomásokhoz rendelhető szabadon definiálható űrlapok.
• Tetszőleges adattartalmi bizonylat kialakítható (NÉZET-ből, mint az iratok esetében)
• Státusz kezelés (lezárt/nyitott)
• Kötelező és opcionális bizonylat hozzárendelése a feladatokhoz (pl.: addig nem jelentheti készre amíg ki nem töltötte)
• Egyszerű és összetett (irat vagy irattári egység is hozzárendelhető) bizonylatok

E-akta

• Egy workflow teljes életciklusát összefoglaló gyűjtő objektum, amely tartalmazza a főfolyamat és gyermek folyamatok összes kapcsolódó iratát és bizonylatát.
• Iratok és bizonylatok megtekintése
• Saját leíró adatok definiálása
• Státuszkezelés
• Adatmegöröklés képessége nyitó iratból

Workflow interface külső rendszereknek
Az interface segítségével teljes hozzáférést kapnak külső rendszerek a workflow folyamatokhoz.

• Sémák listájának lekérése
• Workflow indítás (séma példányosítás)
• Külső rendszerhez delegált feladatok listájának a lekérdezése
• Feladathoz tartozó iratok és dokumentumok lekérdezése, letöltése
• Irat létrehozás
• Irat létrehozáson keresztül a törzsadatokhoz való hozzáférés
• Dokumentum feltöltés
• Feladat üzenetek letöltése
• Feladat üzenet létrehozása
• Alias feloldás