Belső jogosultság kezelés

• Program modulokhoz és funkciókhoz tartozó jogosultságok
• Betekintéshez, létrehozáshoz, módosításhoz tartozó jogosultságok
• Egyéni, csoportok szerinti jogosultság kezelése
• Kialakításnak megfelelő speciális jogosultságok (Pl.: Irattípus szerinti)

Külső jogosultság (IIS)

Hostolás két módja:

• az IIS tetszőleges felhasználót átenged
• csak azok a felhasználók érhetik el a DocPort-ot, akik felhasználók az operációs rendszerben (ezután kell még autentikálnia a DocPort belső jogosultság és beléptetés kezelőjének is)

Dokumentumok (fájlok) kezelése

• Egy dokumentum csak egyszer szerepel a rendszerben, megváltoztatni és az adatbázisba visszamenteni nem lehet

· Ha egy felhasználó meg akar tekinteni egy képfájlt, a beépített jogosultsági rendszer, ill. az irattári terv, iktatókönyv alapján a DocPort, engedélyezi, vagy tiltja a letöltést, ugyanez vonatkozik a meta-adatokra is

Meta adtok kezelése

• A meta-adatok tárolása relációs adatbázisban történik, így a védelem az adatbázis biztonsági házirendjével egyenértékű.

Dokumentumok megváltoztathatatlansága

Elektronikus aláírás alkalmazástól függetlenül

• A dokumentumok megváltoztathatatlanságának védelméről egy egyedi belső hitelesítési rendszer gondoskodik HASH -MD5 kódolással. Ha megváltoztatnak egy dokumentumot, és annak megváltozik a lenyomata, akkor rendszer hibát jelez

Az MD5 (Message-Digest algorithm 5) egy 128 bites, egyirányú kódolási algoritmus.

Az MD5 kódolás bármilyen adatból – függetlenül a méretétől, vagy a típusától – egy 32 karakter hosszú hexadecimális hasht eredményez. A kódolás egyirányú, így nem lehet visszafejteni.

• A rendszer a képfájlokat nem megosztott, nyilvános könyvtárakban tárolja, azok az operációs rendszer fájlkezelő eszközeivel közönséges felhasználók számára nem érhetők el.

Hiteles archiválás

Papír alapú tárolás helyett létrehozható digitális hiteles másolat, amelynek a szabályozása:

„A nemzeti fejlesztési miniszter 14/2013. (IV. 15.) NFM rendelete a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet módosításáról”

A megoldás szolgáltató független , ugyanis PDF belső aláírást és időbélyegzést használatára épül.

A PDF egy konténerként szolgál, amelybe bármilyen állomány csatolható mellékletként és úgy kerül aláírásra

Egy elektronikus aláírási szolgáltatótól csak egy személyes aláíró tanúsítvány fájlt (PFX-et) kell igényelni. Kezeléséhez nem szükséges semmilyen más eszköz, a DocPort rendszer automatikusan végzi. Adatbázisban eltárolja a személyes aláíró tanúsítványt, majd a felhasználót a bejelentkezés után azonosítja. Lehetőség van több elektronikus aláíró tanúsítvány használatára is. Egy egyszerű funkció meghívásával, vagy egy szerviz automatikusan aláírja a fájlt, anélkül, hogy a felhasználónak külső eszközöket kellene igénybe venni. Ha a fájl PDF, akkor magában a PDF-ben, ha TIFF (vagy képfájl), akkor átkonvertálja PDF-re és úgy írja alá. Egyéb dokumentumokat is képes aláírni, úgy, hogy konténer fájlként kezeli a PDF-et és egyszerűen fájlmellékletként csatolja a tetszőleges kiterjesztésű fájlt, majd az egészet egyben aláírja.

Ezzel a módszerrel megoldható a hiteles elektronikus archiválás is, mert a törvényben meghatározott, külön fájlban kezelendő kötelező metaadatok csatolhatók fájlmellékletként (TXT, XML, stb), és a PDF csomag egyben kerül aláírásra.

Konfigurációs lehetőségek:

• Csak digitális aláírás
• Digitális aláírás és időbélyegzés
• Iratleíró adatok csatolása (az aláíráskor irat leíró adatokat csatolja fájlmellékletként a PDF-hez pl. CSV formátumban –első sorban a leíró adat neve alatta az érték)
• Kötelező metaadat csatolása (ez akkor kell hitelesen archiválunk – törvényben előírt tartalom alapján) – ez szintén külön fájlban kerül csatolásra

Jogszabályi hivatkozás:

http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=A0500013.IHM

Fájl formátumok (dokumentumok) aláírása:

• Pdf-> aláírt PDF

· image fájl (tif, jpg) -> konvertálás pdf-be és úgy történik az aláírás

· egyéb fájl (bármilyen állomány)-> az eredeti fájl csatolása fájlmellékletbe - a pdf első lapján egy leírás, hogy az eredeti dokumentum fájlmellékletként lett csatolva – pár leíró adat (Fájl eredeti neve, mérete, tárgy, stb.)

Példa: az dokumentuma 1 db PPT -> ha minden opció él akkor a létrejövő PDF (információs oldal amelyben fel vannak sorolva a mellékletek), valamint 3 fájlmellékletet tartalmaz az eredeti PPT, az irat leíró adatok CSV, kötelező meteadatok CSV és az egész egyben alá van írva és időbélyegezve

A DocPort rendszer képes az új algoritmus szabványnak (SHA-256) megfelelő digitális aláírás létrehozására, SHA-256-os dokumentum-kivonatoló algoritmus kezelésére, valamint módosított formátumú aláírásba ágyazott időbélyegző SHA-256-os kezelésére is.

A DocPort rendszer lehetőséget kínál arra, hogy egy adatbázisban partíciókat hozzunk létre, és így elkülönítve kezelhetjük több szervezet iratait, dokumentumait. A partíciók önállóan konfigurálhatóak, a szervezetek egyéni igényeire szabhatóak. A partíciók külön Nézetek és beállítások társíthatók így teljesen önálló iratkezelés is megvalósítható egy adatbázison belül.

Konfigurálható adatbeviteli mezők, törzsadatok, címkék, sablonok:

Az egyes „NÉZET” (a funkciókhoz, felhasználói felületekhez tartozó adattartalom elemek) saját felületén szerkeszthetőek, így a program változtatása nélkül további mezők, törzsadatok felvehetők . Bizonyos nyomtatási sablonok és listák előállítása is konfigurálható a NÉZET-ek segítségével.

Lehetőség van szerkesztői felület használatára, ahol az egyes mezők definícióján túl, eseménykezelés, és script is beépíthető.

A mezőkapcsolatok közötti összefüggések változtatása a rendszeren belül Iron Python script segítségével történhet. Az Iron Python script egyszerűen megtanulható a rendszergazdák számára.

Ez tulajdonképpen azt jelenti, hogy a rendszert fejlesztői kódolás nélkül - az Iron Python scriptnyelv megoldási szintjének megfelelő mélységig - az Ügyfél rendszergazdája konfigurálhatja.

Lehetőségek a testre szabásban

• Adatbázis mezők definiálása (amely kiterjed, a megjelenítésre, adatbevitelre, szerkesztésre)
• Egy adott mezőhöz tartozó funkcionalitás beállítása

Mezőnként szabályozható, hogy bevitelkor megjelenjen, szerkeszthető e, milyen szerkesztési felületet adjon (Textbox, combox, datatime, updown), helyesírás ellenőrzés beállítása stb.

• Beviteli mezők közötti kapcsololat szerkesztése

Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy adott mező érték kiválasztása esetén egy másik mező(k) tartalma módosul, automatikusan feltölti, vagy beállít default értéket.

• Mezők és másik tábla kapcsolata

Ez azt jelenti, hogy egy adatott mező ki tud ZOOM-olni egy másik táblára, és onnan adatot emel át nemcsak a saját értékébe, hanem akár más mezőbe is.

• Funkciókhoz tartozó mezők szerkesztése

Szabadon definiálható a rendszerben, hogy milyen mezők jelenjennek meg az egyes funkciókhoz, adatmegjelenítési és adatbeviteli szinten, valamint a szerkesztés sorrendje is definiálható, továbbá nem törzsadatok esetén is beállítható rögzített adattartalom.

• Definiciós scriptek használata

Különböző ellenőrzések (funkcióhoz tartozóan), kimenti értékek – külső sablonok adattartalmára vonatkozóan.

A workflow motor több egymással kapcsolatban álló modulból áll

• Séma tervező - (workflow folyamatok leképezése)
• Feladatok (példányosított workflow folyamatok kezelése)
• Példányok és napló (vezetői információs rendszer a feladatok oldalról, valamint kivétel kezelési eljárások)
• Statisztika és napló (vezetői információs rendszer felhasználói oldalról, teljesítményértékeléshez és nyomon követéshez)
• Helyettesítés
• Interface külső rendszerekhez

Sématervezés

Workflow tervező eszköz. Feladatállomások, és aktivációs szállak definiálására szolgál. Séma példányosodása jelenti egy meghatározott workflow indítását.

• Grafikus tervezői felület
• Séma logikai ellenőrzés
• Rekurzív folyamatok tervezése
• Több kezdő és záró kimenet kezelése
• Intelligens feladat elágaztatás kezelés, visszakérdezési lehetőség
• Nevesített felhasználók és aliasok kezelése
• Automatikus alias feloldás kezelése
• Csoportos feladatok kezelése
• Gyerek folyamatok kezelése
• Sémák exportja importja
• Folyamat határidő és feladat határidők tervezése
• Feladatállomás és bizonylatok összerendelése
• Aktivációs szálak kezelése (és/vagy kapcsolatok kezelése)
• Párhuzamos és elágazó feladatok leképezése
• Feladat szálak összevárása

Feladatok

Példányosított workflowk, azaz a tényleges feladatok. A felhasználók számára delegált feladatok kezelésére használt eszköz.

• Feladathoz iratok és dokumentumok feltöltése
• Feladat példányosítás módok (önmagában, iratról, automatikusan triggerelt)
• Bizonylatok kezelése és megjelentése
• Bizonylatok utólagos szerkesztése
• Feladathoz rendelt kérdés/válaszok kezelése
• Csoportos feladatok kezelése (lefoglalás, visszaadás)
• Aktív feladatok lekérdezése, státusztól függően
• Iratok és dokumentumok hozzárendelése a feladatokhoz
• Határidők kezelése, figyelmeztetési üzenetek
• Gyermekfolyamatok nyomon követése
• Rendszer üzenetek és figyelmeztetések
• Integráció a többi modullal (pl. az iratok modulból egyszerű csatolás lehetősége)
• Visszakérdezési funkció
• Folyamat üzenetek kezelése fő-, és gyermek folyamatokhoz

Példányok napló

Workflowk nyomon követésére szolgáló eszköz.

• Példányok státusz alapján szűrése (fut, befejezve, stb..)
• Példány feladatainak nyomon követése
• Kivétel kezelési eljárások (felhasználó csere, alias feloldás, csoportos feladat visszaadás stb)
• Exportálási lehetőség
• Feladat törlési lehetőség

Statisztika és napló

Workflow adatainak a nyomon követése, és teljesítményértékelésre szolgáló eszköz.

• Teljes naplóadatokhoz történő hozzáférés
• Előszűrés időintervallumra
• Szűrési lehetőségek (felhasználóra, aliasra, szervezetre, stb.)
• Export lehetőségek
• Teljesítményértékelési statisztikák előállítása időintervallum és felhasználókra vonatkozóan
• Statisztika export lehetőség

Helyettesítés

A helyettesítés ideje alatt egy adott felhasználóhoz rendelt feladatot megjelenik a helyettesítő felhasználónál, így az teljes körűen eljárhat a nevében.

• Állandó helyettesítés kezelése
• Időszakos helyettesítés kezelése
• Többszörös helyettesítés

Bizonylatok

A feladatállomásokhoz rendelhető szabadon definiálható űrlapok.

• tetszőleges adattartalmi bizonylat kialakítható (NÉZET-ből, mint az iratok esetében)
• státusz kezelés (lezárt/nyitott)
• kötelező és opcionális bizonylat hozzárendelése a feladatokhoz (pl.: addig nem jelentheti készre amíg ki nem töltötte)
• egyszerű és összetett (irat vagy irattári egység is hozzárendelhető) bizonylatok

E-akta

Egy workflow teljes életciklusát összefoglaló gyűjtő objektum, amely tartalmazza a főfolyamat és gyermek folyamatok összes kapcsolódó iratát és bizonylatát.

• iratok és bizonylatok megtekintése
• Saját leíró adatok definiálása
• státuszkezelés
• adatmegöröklés képessége nyitó iratból

Workflow interface külső rendszereknek

Az interface segítségével teljes hozzáférést kapnak külső rendszerek a workflow folyamatokhoz.

Funkciók:

• Sémák listájának lekérése
• Workflow indítás (séma példányosítás)
• Külső rendszerhez delegált feladatok listájának a lekérdezése
• Feladathoz tartozó iratok és dokumentumok lekérdezése, letöltése
• Irat létrehozás
• Irat létrehozáson keresztül a törzsadatokhoz való hozzáférés
• Dokumentum feltöltés
• Feladat üzenetek letöltése
• Feladat üzenet létrehozása
• Alias feloldás

• A kezeléséhez elegendő általános számítógép-felhasználói jártasság
• Nagytömegű feldolgozás támogatása
• Helprendszer (helyzet érzékeny súgó)
• Grafikus, felhasználóbarát, MS Windows szabványoknak megfelelő képernyőkezelés, megjelenítés és menürendszer
• AutoComplet - törzsadat gyűjtemények gyors adatbeviteli lehetősége. Az első karakterek beírása után felajánlja a lehetséges értékeket, amennyiben nem létezik a bejegyzés az aktuális törzsadathoz tartozó dialógus ablak segítéségével felvehető a listába.
• Zoom: törzsadatra történő ZOOM-olás, azaz gyorsbillentyűvel (F5) elérhető a keresést és szűrést is támogató segédfelhasználói felület
• Gyorsbillentyűk: funkciók billentyűkombinációkhoz való rendelése
• Képernyő nézetek: többfajta nézet támogatás (táblázatos, adatlapos)
• Többsoros szövegek kezelése: hosszú szövegek segédszerkesztő ablaka (ctrl+enter) - pl közvetlen régió OCR esetén

PDF/A támogatás

• Szöveg kijelölés
• Drag&drop

· Klikkeléses adatbevitel: - bal gomb kijelöl - középső mezőbe helyez - jobb gomb következő mező

• Belső keresés találati kiemelés

· OCR sablonok (keresési minták támogatása -REGEX)

• Keresési minta maszkolása - 1 találat esetén rögtön mezőbe helyezés

Vizuális támogatás

• Keresési eredmények megjelenítése (highlight) a szövegben és miniatűr előképeken
• Keresési eredmények gyorselérése comboboxban

· Teljes PDF/A támogatás (többszörös kijelölés, mondat keresés duplaklikkre, stb)

Lingvisztikai támogatás

Az adatbevitelhez és intelligens adatkinyeréshez helyesírás ellenőrző támogatást biztosít a rendszer, amely az archívum minőségét jelentősen javítja

• On-line: Twain, WIA driverrel direkt módon vezérli a DocPort a szkennereket (lapmérettől és szkennergyártótól függetlenül – amely szkenner rendelkezik Twain , vagy WIA driverrel, a DocPort képes meghajtani), jellemzően az alkalmazáson belül bárhonnan, ahol a funkcionalitás miatt szükséges. Amennyiben a gyártók által publikált szabvány driverek nem támogatnak bizonyos funkciókat (úgy lehetőség van a szkenner saját driverén (Szkenner UI) indítani a munkafolyamatot.
• Off-line: hotfolderen keresztüli feltárolás lehetősége (megadott könyvtárakban lévő állományokat előzetesen elemzi rendszer (kiterjesztés, vonalkód, méret, lapok száma), majd ezekre indítható a fájlfeltárolás művelete.

· Képmanipulációs műveletek a szkennelt képeken - (forgatás, vágás, stb)

• Multipage dokumentumok kezelése: A multipage dokumentumok összeállítására széles lehetőségeket a kínál a rendszer: A fájllistába érkező dokumentumok (1-lapos) dokumentumok esetében feltárolható (lapsorrend, hozzáadás, törlés, stb):

o Kijelölt fájl - 1 irathoz 1 dokumentum

o Kijelölt fájlok - 1 irathoz több dokumentum

o Kijelölt fájlok linkelve: 1 irathoz a kijelölt fájlok összelinkelve

o Összes fájl linkelve: 1 irathoz 1 fájl, a listában szereplő összes fájllal linkelve

• Multipage - javítás: meglévő többlapos Tif fájlokat automatikusan szétbontja majd a módosítások után (sorrend, forgatás, törlés) összelinkeli
• Autolink: a listában lévő fájlok vonalkód szeparátor alapján történő automatikus összefűzése
• Üres oldalak kezelése: a rendszer a beállított paraméterek alapján felismeri az üres aldalakt, a felismerés érzékenysége beállítható, valamint felülbírálható

· A tárolt fájlok MD5 – hash lenyomatának tárolása a szkennelés pillanatában

• Betekintés előtti hash ellenőrzés

A hierarchikus megjelenítés esetén az iratot egy törzsadat (irattípus) alapján jelenítjük meg. A képernyő két részre van osztva. Bal oldalon egy könyvtárstruktúrában (fa struktúrában) az irattípusok (megfelelő alábontással) jobb oldalon, az „ágakon” tartózkodó iratok és dokumentumaik. Természetesen az ágak között lehet iratokat mozgatni, valamint jogosultsággal szabályozni az abba történő betekintést és besorolást.

Lehetőség van a könyvtár rendszerből fájlokat tömegesen feltárolni külön iratként (a fájl kerül dokumentumként csatolásra). Modulfüggően a feltárolás történhet iratként, irattípus irataiként, érkeztetési, vagy iktatási modulba is.

Speciális import funkció, amely során az induló könyvtár és a dokumentum elérési útvonala közötti könyvtárszerkezetből metaadatokat képez a rendszer, létrehozza az iratokat és feltárolja az irathoz kapcsolódó dokumentumokat. A könyvtárszerkezet leíró adatain túl egyéb kiegészítő leírókat generál (vonalkód, azonosítók, dátumok, stb.).

A DocPort, rendszer, az iratok, dokumentumok, irattári tárolóegységek egyedi azonosítására, az iratok egyes eleminek összerendelésére vonalkódokat alkalmaz. Ez biztosítja továbbá az elektronikus, és vele párhuzamosan a hagyományos archívumok összetartozását.

A programban lehetőség mobil kódgyűjtő alkalmazására, például ha szükséges az irattári egységek pozíció meghatározása.

A vonalkód információk megjelenítési formái:

• Öntapadós címkék: az előre meghatározható azonosítószám tartomány kinyomtatása, történhet öntapadós címkére. (Pl. APLI 01209 – 65 db / A4-es lap)
• Sablonból előállított vonalkódok és címkék: egy bizonyos meghatározott Excel sablonhoz rendelt címkék automatikus előállítása (Iratköpeny - dobozcímke - előlap - záró lap - stb.)

Vonalkód felismerés:

• Vonalkód felismerés 0-360 fokig elfogatott vonalkódok esetében is
• Teljes lapvizsgálat
• Vonalkód formátum maszkolása (pl: AA-NNNNNNNN) A= Betű, N= Szám, Megadott fix karakter, hossz, fejérték
• Fekete-fehér, szürke és színes képen történő felismerés
• Vonalkód szeparátor támogatása
• Régióban történő felismerés
• Támogatott vonalkód formátumok:

o Industrial 2 of 5

o Inverted 2 of 5

o Interleaved 2 of 5

o Iata 2 of 5

o Matrix 2 of 5

o Code 39

o Codeabar

o Bcd Matrix

o DataLogic 2 of 5

o Code 128

o Code 93

o EAN 8

o EAN 13

o EAN 128

o UPC Version A

o UPC Version E

o ADD 2

o ADD 5

• Az irat valamennyi rögzített jellemzője alapján kereshető)
• Univerzális és beépített keresési lehetőségek (szűrés)
• Keresés lehetősége minden felvitt adatra
• Keresési mezők egymással kombinálhatóak
• Egyedi keresési feltételek mentése, visszatöltése
• Lekérdezés eredménye exportálható és nyomtatható (pl. Excel-be)
• Kapcsolódó információk megjelenítése (export, irattár kapcsolat, irat kapcsolat stb.)

A rendszerbe feltöltött fájlokat egy szerviz a konfigurálásnak megfelelően kielemzi és vagy feldolgozza. Feldolgozás után, a felhasználó a feltárolt fájlok tartalmában is tud keresni

A keresés történhet:

• 1-5 különálló szó
• Szavak között és/vagy kapcsolat alapján

· Mintával megegyező, vagy mintára hasonlító feltétellel

Működés

Feltöltött fájlt megvizsgálja a szervíz, és hogy mit csináljon vele és ez alapján állítja be a státuszokat (vagy updatelei a művelet végén)

• OCR státusz

o nem szükséges” vagy PDF/A a fájl, vagy olyan fájl amelynél nincs OCR (docx, xls, stb),

o „kész” OCR motor feldolgozta az eredeti fájlt (ami OCR-ezhető) és létrehozta PDF/A fájlt

• TXT státusz -> „kész”, ha elkészült a az újra – OCREZÉSE (pontosabb motor) és létrehozta az új TXT fájlt mint eredményt
• FTS státusz – „kész” kiszótározta a rendszer

Prioritás

1. /legmagasabb/ FTS (szótarázás) (ha van szótárazható fájl), akkor ez indul el először(ebbe tartozik, pdf/a, txt, doc, docx, xls, xlsx, rtf, htm, html, msg, stb)
2. /másodlagos/ OCR (gyorsabb típusú OCR motor) – PDF/A-t hoz létre OCREZHETŐ állományokból -image típusú fájlok (tif, jpeg, gif, stb) és image típusú PDF (azaz amikor elkészül az FTS szerviz kiszótározza)
3. /harmadlagos/ TXT (legalacsonyabb prioritás – lassú de pontosabb OCR motor- amely eredménye egy új TXT fájl -> FTS motor pedig kiszótározza

(amíg van 1-es , addig nem csinálja a 2-est, amíg van 2-es nem csinálja a 3-ast)

Mivel prioritásban az első az FTS és feldolgozható fájlokat talál, akkor elkezdi felépíteni a kereshető szótárakat az eredeti fájlokból. Amikor végzett a második menetben maradtak azok az állományok, amelyek image típusúak voltak -> ezekből az OCR szerviz generált PDF/A-t -> majd „visszakerültek” az FTS szervízhez, amely kiszótározta ezeket az állományokat is. Amikor már mindkét fő szerviz végzett, akkor az ún. „utógondozás” azaz az eredeti állományok újra feldolgozása következik->a TXT szervíz

(tehát egy állományhoz tartozó szavak 2x vannak kigyűjtve, növelve ezzel a keresési pontosság eredményét)

• Partner törzs (partnerek, kapcsolattartók)
• Irattári terv (ügykörök, irattípusok, őrzési idők)
• Irattárak kezelése (kézi, átmeneti, kiszervezett)
• Raktári tárolóegységek és szintjeik kezelése (iratdobozok, konténerek)
• Irattípusok
• Dokumentum típusok
• Sablonok
• Szervezet (szervezeti struktúra leképezése)
• Érkezés-küldés módja
• Egyedi törzsadatok konfigurálása
• Törzsadatokból származó adatok automatikus Autocomplet funkciója a beviteli formokon

Manuális

Képfájlokon indítható manuális átalakítás, az eredeti fájl megtartásával , vagy törlésével

PDF/A szervíz

A időtartományra (Pl.: 18:00-06:00) konfigurálható szerviz működés, amely az archívumban az eredeti forrásfájlok (PDF-TIF) megtartása mellett létrehozza annak kereshető PDF (PDF/A) változatát is. A szerviz figyeli és megjelöli a már feldolgozott dokumentumokat és azok esetleges javítása esetén ismét elvégzi a műveletet.

Technológiai megoldás PDF/A előállítására

Kiinduló feltételek: a DocPort képes kezelni a partíciókat - partíciónként beállítható külön fájlrendszer a végleges archívumhoz és az OCR-ezett dokumentumokhoz. (azaz képes partícióként felépíteni egy OCR-erezett fájlrendszert is - az eredeti fájlok megtartása mellett - ezek természetesen konfigurálhatók)

Az OCR-ezést (PDF/A előállítást) egy külön szerviz végzi.

A szerviznek készül egy külön felület, ahol a futásidő konfigurálható (napi beállítási lehetőségekkel: pl: hétfő-Csüt 18:00-06:00 stb)

A feldolgozást egy multithreading (több szálon) futó szerveralkalmazás végzi:

Feldolgozási folyamat:

1. minden partíciónak indul egy-egy szál alapból, ahol minden szál ezután kezeli a saját partícióját

2. a feldolgozó szál lekéri a következő legrégebbi, még nem OCRezett dokumentumot

3. ha a dokumentum tiff, és öt oldalnál kisebb, akkor ugyanebben a szálban OCR-eződik, minden lap egymás után

4. ha a dokumentum tiff, és több mint öt oldalas, akkor szétbontja lapokra egy almappába, minden lapnak indít egy külön szálat ami OCR-ezi az adott lapot, majd ha minden szál végzett, és elkészültek a kicsi pdf-ek, összefűzi egy nagyba és feltölti.

5. a pdf fájlokat egy másik szálon konvertálja pdf/a-ba

Indexelés hatékonyság növelés - közvetlen régió felismerés

Bizonyos nagyobb indexadatok esetén, amikor fókuszban van a kitöltendő TEXTBOX (pl. TAB-al ráállt az indexelő) lehetőség van a képernyőn kijelölni régiót, amelynek adattartalmát átemelni a TEXTBOX-ba az alkalmazás - így hosszabb szövegek begépelését lehet elkerülni, vagy megkönnyíteni.

Amennyiben a kijelölés során érzékeli a rendszer, hogy többsoros szöveg kerülne beemelésre, akkor egy segédablakban jeleníti meg szerkesztésre és validációra alkalmas szöveget. Amennyiben a kijelölt szöveg meghaladja a lehetséges karakterméretet a rendszer figyelmeztet és szükség esetén csonkolja.

Például: hosszú egybefüggő szövegrészek átemelése, meta adatok közé. (hatósági tárgy megjelölés, vagy egyéb összevont információ)

Indexelés hatékonyságnövelés - OCR sablonok

Olyan paraméterezhető eljárás, ahol bizonyos dokumentumtípusokhoz OCR sablon hozható létre. Ez azt jelenti, hogy konfigurált beviteli mezőkhöz megadható régió kijelölés, oldalszám, és maszk.

Például:

1.-es meta adat TEXTBOX - Oldal 1 - koordináta pár - maszk -(REGEX [A-Z]{2}-[0-9]{5})

Ez a gyakorlatban az jelenti, hogy az 1-es TEXBOXBA (pl iktatószám) - felismerni az 1-oldalról, egy olyan formátumot, amelynek az első 2 karaktere betű, a 3. egy kötőjel, majd 5 db szám)

A definiált sablonok hozzárendelhetők az adott feldolgozási dokumentum típushoz.

Például specializált többlapos űrlapfeldolgozás esetén, vagy olyan adatkinyerésnél ahol sablon építhető a feldolgozandó irattípusokra.

PDF/A - Keresés: REGEX kifejezéssel "begyűjthető a szöveg" - találatból maszkolás: az adott keresés eredményéből maszkolható a kívánt találati szöveg: PL.: Keres olyan szövegrészt ahol Számlaszám szó megtalálható és automatikusan nyerd ki a számlaszámot.

Indexelés hatékonyságnövelés - zoom sablonok

Egy másik paraméterezhető eljárás, ahol régiókat és oldalszámok definiálható ahhoz, hogyha fókuszba kerül egy TEXTBOX (ki akarja tölteni az indexelő), akkor az adott dokumentum, melyik szakaszára nagyítson, és/vagy ugorjon.

Például: speciális indexelési eljárásnál, ahol a feldolgozandó iratok kézzel kitöltött többlapos űrlapok, formaszerződések.

Természetesen kombinálható ez az eljárás az OCR technológiával is.

• Az érkeztetendő küldemények nyilvántartásba vétele elektronikus érkeztető modulban történik.
• Tetszőleges számú érkeztető könyv kialakításának lehetősége
• Érkeztető szám konfigurálása érkeztető könyvenként
• Szervezethez rendelés
• Vonalkódos azonosítás (elektronikus vagy fizikai)
• Az érkeztető könyv bizonyos mezőinek kitöltése előre meghatározott adatok (pl.: törzsadattár, ügyfél adatbázis, egyéb adatbázis) kiválasztásával lehetséges. Új adatok felvételére a kapcsolódó táblákba, lehetőséget ad a rendszer, a felhasználás helyén is.
• Az érkeztető számot és a vonalkódot az érkeztetés dátumát a program automatikusan állítja elő, azok utólag nem módosíthatók.
• Papír alapú iratok érkeztetése, feldolgozása
• Elektronikus iratok érkeztetése (e-mail, fax, stb)
• Dokumentumcsatolás
• Export lehetősége
• Kezelési műveletek
• Sablonok kezelése, feltárolása
• Érkeztetésből lehet iktatási műveletet indítani a megfelelő iktatókönyvbe
• Közvetlen szkennervezérlés
• Work-flow indítás lehetősége
• Érkeztető könyv hozzáférésének, láthatóságának a kezelése
• Érkeztető könyv nyomtatásának lehetősége
• Érkeztető könyv zárásának lehetősége

• Lehetőség van iktatókönyvrendszer létrehozására, mely igazodik a szerv meglévő iratkezelési szabályzatához és irattári tervéhez.
• Tetszőleges számú, egyedi hozzáféréssel kezelt iktatókönyv
• Iktatókönyvek csak a hozzájuk rendelt felhasználói csoportnak látszódnak
• Iratkapcsolatok létrehozásának lehetősége (kapcsolt irat, előirat, utóirat, szerelés)
• E-mailek, faxok iktatása
• Érkeztetésről iktatásra küldött iratok megjelenítése
• Érkeztetésnél felvett adatok örökítése az iktatókönyvekbe (redundancia kizárása)
• Az iktatókönyvben lehetőség van éves zárásra,
• A törvényi szabályozásnak megfelelően az iktatókönyv nem módosítható, de lehetőség van sztornózásra, majd a sztornózott irat átiktatására.
• Iktatókönyv nyitása esetén tetszőlegesen definiálható az iktatókönyv típusa (folyószámos, főszámos), előtag, utótag, iktatószám hossza, iránya. Amennyiben már tartalmaz iktatott tételt, és az iktatókönyv alapadatait kívánjuk megváltoztatni, a rendszer figyelmeztetést küld, hogy eltérőek lesznek a formátumok, az eddigiekhez képest.
• Exportálás (lekérdezés alapján is)
• Work-flow indítható
• Szervezeti egységhez, ügyintőzőhöz történő szignálás
• Határidő figyelés és nyomon követés lehetősége
• Iktatandó dokumentumlevelező rendszerből való fogadása (e-mail)
• E-mailek és csatolmányainak ismert adatainak iktatókönyvbe való örökítése
• Iktatandó dokumentum fax szerverről való fogadása
• Különböző küldök és ügyfelek kezelése
• Törzsadat (partner, irattári tételszámok, stb.) állományok létrehozása, kezelése
• Nyilvántartásokban kötelezően kitöltendő mezők beállíthatóak
• Nyilvántartási számokat és a nyilvántartásba vétel dátumát a rendszer automatikusan adja
• Többféle iktatószám típus beállításának lehetősége iktatókönyv nyitásakor (pl.: szervezeti egység kód/évszám/sorszám, sorszám/évszám, stb.)
• Év végi zárási tevékenységek elvégzése
• A rendszerből hitelesítésre alkalmas, papír alapú dokumentumok készítése (Iktató könyv)
• Sablonok kezelése, feltárolása
• Közvetlen szkennervezérlés
• Minden nyilvántartásba kerülő új irat egyedi azonosítókat kap, amelyet a rendszer automatikusan generál és tart nyilván. Az azonosító egy vonalkód, amely lehet fizikai (nyomtatott) vagy elektronikus (virtuális) vonalkód is egyben. Ezen kívül modul specifikus azonosítókat is rendel a rendszer az adott irathoz, pl.: iktatószám, érkeztető szám, stb, amely egyedi kulcsként egyszer fordul elő.

• Rendszeren belüli üzenetküldési funkció
• Külső e-mail címek kezelése
• Olvasás visszaigazolás
• Szűrés, keresés
• Naplózás
• Irathivatkozások
• Rendszer üzenetek

• Iratok, irat együttesek, irattári tároló,polcok egységek vonalkódos azonosítás
• Betárolás, irattári elhelyezés, adatszolgáltatás, iratkölcsönzés, selejtezés előkészítése, levéltári átadás előkészítése, levéltári átadás, selejtezés
• Az intézmény irattári tervének teljes leképezése a rendszerben
• Minden iratmozgás, dokumentált
• Többszintű irattár kialakításának lehetősége (tartalmazó-tartalmazott funkció)
• Export funkció (Excel)
• Adatok: az irat milyen irattartóba került (doboz és/vagy dossziészám), az irat hová került elhelyezésre (polc), betárolás dátuma, egységjellemzők, stb.
• A rendszer az irattári tételszám alapján automatikusan adja meg az irat őrzési idejét (az iktatás dátumától számítva),
• A kiadás és a visszavétel a rendszerben dokumentálva van az átadási dokumentumok nyomtatható formájában
• Mind az irattáros, mind az iratot leadó szervezeti egység rá tud keresni, hogy mely iratokat kölcsönözte ki, mely iratok mely ügyintézőnél vannak,
• Automatikusan nyomtatható a selejtezési jegyzőkönyv, levéltárba adási jegyzőkönyv,
• Többfajta szabályrendszer rendszert képes kezelni (szigorú - közigazazgatási, és általános)
• Rendszerből történő vonalkód nyomtatás a dobozokra, dossziékra
• Szűrések és összetett keresések
• Az irattárban nem található iratok kezelése
• Dobozcímkék sablon alapján történő előállítása
• Doboz iratjegyzékének előállítása

A varázsló olyan speciális kezelési felület, amelynél nem szükséges betanulás, vagy oktatás a rendszer használatához, hanem grafikus felületen „Kérdezz-felelek” utasításokon keresztül.

Egy adott gombra kattintva újabb párbeszédablak nyílik meg (pl töltse ki ezeket az adatokat, stb.) ezáltal a felhasználót a rendszer végigvezeti a lépéseken.

· A minőségügyhöz kapcsolódó főbb dokumentum típusok kezelése

1. Minőségirányítási Kézikönyv törzspéldányai (illetve ezzel összefüggő dokumentáció)

2. Belső auditokhoz kapcsolódó iratok, jegyzőkönyvek

3. Külső auditokhoz kapcsolódó iratok

4. Vizsgálatokhoz kapcsolódó jegyzőkönyvek, eltérési jelentések.

· Nyilvántartásba lehet venni az általános iktatási adatokon kívül a kiadott példányainak verzió számát, valamint érvényességét és lejáratát

· Az elektronikus iratkezelési rendszer teljes cégre történő bevezetésével megoldható, hogy egy törzspéldányt elektronikusan archiválva (eredeti, aláírt példányt beszkennelve) el lehet juttatni az összes illetékes vezető részére. Így jelentősen csökkennek mind az adminisztratív feladatok – hiszen csak egy példány kiadását kell dokumentálni a minőségbiztosítási rendszer szerint –, mind az eredeti példányok előállításának nyomtatási, nyomdai költségei.

• Az auditokat eseményszerűen (folyamatkezelés – workflow) lehet kezelni a rendszerben (az audit fajtája és dátuma szerint). Az eseményhez kapcsolódnak az audit során keletkező iratok, előkészítő dokumentáció, lezáró jegyzőkönyvek, stb.

• A vállalkozás projektjeinek felügyelete
• A kapcsolódó feladatok dokumentált végrehajtása
• Határidő figyelés
• Fórum
• Projekt csoportok kezelése
• Projektzárás, újbóli megnyitás
• Projekt belső dokumentumkezelés
• Átjárhatóság a többi modullal (érkeztetés, iktatás, stb.)
• Erőforrástervezés
• Alkalmazottak nyilvántartása és kezelése
• Költségelemzés (Alkalmazottról származtatott, Költséghelyről, Közvetlen, közvetett)
• Projekttípusok kezelése
• Projektbevételek kezelése
• Számlalap előállítás
• Riportok kezelése

A DocPort, programrendszer az adatokat saját adatbázisában tárolja. Az adatbázisok elemei akár az egész, akár valamilyen szűrőfeltétel szerint leválogatott állomány szabványos formátumú adat export-import csomagok formájában átvihető tetszőleges más rendszerbe.

Idegen rendszerekkel való egy vagy kétirányú, off-line kapcsolat (meghatározott adattartalom alapján)

Idegen rendszerekkel való egy, vagy kétirányú, on-line adatkapcsolat megadott specifikáció alapján kialakított interfészekkel (WCF szolgáltatási végpontok publikálása más rendszerek felé)