A rendszer évente auditált tanúsítvánnyal rendelkezik
Tanúsítványok megtekintése
Tartalmazott modulcsoport:
Digitalizálás
Dokumentumkezelés
Iktatás
Irattár
Kombinálható modulok:
Fájlokból automatikus adatbázis építés
Fájlok tartalmában történő keresés
Workflow
Projektkezelés
A rendszer rendelkezik Windows, böngészős és mobilos klienssel így bárhonnan, bármikor elérheti és keresheti a szükséges iratokat, vagy indíthat műveleteket.
A lenti táblázat összefoglalóan tartalmazza a minősített rendszerekre vonatkozó egyedi funkcionalitásokat.
Követelmény megnevezése | Megfelelőség | Megfelel / Magyarázat | |
1. | Integrált hálózati bejelentkezés | Az ISZ lehetővé teszi, hogy a felhasználók - beállítástól függően - minimum LDAP protokoll használatával integrált hálózati bejelentkezéssel be tudjanak lépni az ISZ-be. | LDAP bejelentkezés támogatott Segédszeközök/Jogosultság |
2. | Automatikus értesítések iratkezeléssel kapcsolatos feladatokról | Az ISZ adjon lehetőséget arra, hogy felhasználók értesítést kapjanak arról, ha részükre iratkezeléssel kapcsolatos feladat (átvétel, szignálás, iktatás, kiadmányozás) érkezett. | Az értesítések Üzenet formájában jelennek meg az Üzenetek között. Ha a felhasználónak be van állítva E-mail cím E-mailban is megkapja az értesítést |
3. | Beérkező dokumentum megjelenítése | Az ISZ-ben integrált módon megjelenik a beérkező dokumentum képe. | Az Üzeneteknél a kapott üzenethez csatolt kép belső, vagy külső programmal is megnézhető |
4. | Szignálási folyamat támogatása | Felhasználó által karbantartott sablon szöveg használatával a szignálás támogatása az ISZ-ben. | Szignálás vagy iktatás előtt, vagy iktatás is támogatott |
5. | Elektronikus dokumentum átadása (aláírásra) | Az ISZ lehetővé teszi a dokumentum többes aláírását szervezeti egységek közötti átadással. | Egy adott iratot/dokumentumot egy vagy több kijelölt személy is aláírhat Iratok/Iratkezelés/Aláírás |
6. | Elektronikus dokumentum csoportos átadása (aláírásra) | Az ISZ lehetővé teszi a dokumentumok többes aláírását szervezeti egységek közötti csoportos átadással. | Aláírás csoportosan is történhet Iratok/Iratkezelés/Aláírás |
7. | Előszignálás | Az ISZ támogatja a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára a beérkező dokumentum előszignálását vezetője részére. | Szignálásra küldéskor lehetőség van javasolni ügyintéző személyét |
8. | Előjóváhagyás | Az ISZ támogatja a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára a munkapéldányok kiadmányozás előtti előjóváhagyását. | Lehetőség van jóváhagyásra átadni iratot másik felhasználónak |
9. | Szignált dokumentumok szűrési lehetőségei | Az ISZ lehetővé teszi a jogosultsággal rendelkező felhasználó számára a lejárt határidős feladatok listázását. | Adott Jogosultsággal rendelkező felhasználók lekérhetik a rendszerből a lejárt ügyintézési határidejű ügyeket |
10. | Visszavonás | Felterjesztett, átadott (aláírásra) dokumentum visszavonási lehetősége az ISZ-ben. | Az átadásra küldött iratok átadását vissza lehet vonni Munkakosát/Átadás |
11. | Munkapéldány többszintű visszautasítása | Az ISZ biztosítja a munkapéldány visszautasítását az ügyintéző részére a jóváhagyási folyamat bármelyik szintjén. | Az aláírásra jogosult, elutasíthatja az aláírást, kiadmányozást |
12. | Felterjesztés | Az ISZ biztosítja a munkapéldányok kezelését és felterjesztését (jóváhagyásra, kiadmányozásra). | Az ügyintéző felterjesztheti az iratot/dokumentumot aláírásra, felterjesztésre |
13. | Expediálási adatok megadása | A dokumentum expediálási adatai előzetesen ügyintézők által megadhatóak. | Az ügyintézőnek kell az iratkezelési folyamat részeként expediálásra jelölni a küldeményt. Iratok/Expediálásra jelölés |
14. | Kiadmányozott dokumentum automatikus expediálása | Az ISZ biztosítja, hogy előzetesen megadott expediálási adatok esetén a dokumentum kiadmányozásakor az expediálás automatikusan megtörténik. | Az expediálás központilag történik, |
15. | Reszponzív megjelenítés | Többféle megjelenítési nézet (összezárt nézet, egyszerű nézet, teljes nézet). | A megjelenítés számos módon beállítható, grides nézet/Űrlap nézet Minden ablak |
16. | Keresés | Egy mezős általános dokumentumkereső (szám, szó, töredék szám/szó) alkalmazáson belül. | Minden ablakban a kiválasztott mező tartalmára lehet keresni, akár érték töredékre |
17. | Helyettesítés | Az ISZ támogatja a távollévő felhasználó helyettesítését, jogosultságnak megfelelően. | A helyettesítést támogatja a program |
18. | Dokumentumok csoportos kiadmányozása | Az ISZ támogatja meghatározott dokumentumok csoportos kiadmányozását. | Lehetőség van egyszerre több iratot/dokumentumot kiadmányozni Iratok/Iratkezelés/Kiadmányozás |
19. | Automatikus értesítések selejtezhető és levéltárba adható iratokról | Az ISZ minden év első napjával értesíti az arra jogosult felhasználókat a selejtezhető vagy levéltárba átadható iratokról. Az értesítés formája lehet ISZ-en belül egy feladat megjelenítése, rendszerüzenet vagy akár e-mail. | Az Irányítópulton folyamatosan mutatja a rendszer a selejtezendő és a levéltárnak átadandó iratok számát, Irányítópult |
20. | Bejövő tömeges iktatás támogatása | Az ISZ képes támogatni azt, hogy a felhasználók tömegesen tudjanak bejövő iratot iktatni. Megvalósíthatja úgy is az ISZ, hogy egy táblázatos formában importálja a metaadatokat vagy akár valamilyen felületről elérhető funkcióval. | A rendszer támogatja a tömeges irat importot |
21. | Kimenő tömeges iktatás támogatása | Az ISZ képes támogatni azt, hogy a felhasználók tömegesen tudjanak iktatni kimenő iratot. Ezt megvalósíthatja | A rendszer lehetőséget biztosít, külsőleg előállított körlevél dokumentumok importálására, és tömeges iktatására Segédeszközök/Import |
22. | Iratok sablonok alapján történő előállításának támogatása | Az ISZ lehetővé teszi iratok sablon alapján történő előállítását, amelybe az iktatószámokat valamint a fontosabb metaadatokat az ISZ automatikusan képes rögzíteni. Ez megvalósítható úgy is, hogy a felhasználó egy szövegszerkesztőbe írja az adatokat, és abból olvassa be az ISZ, vagy az ISZ-be írja a metaadatokat, és az ISZ generálja a sablont. | A rendszer képes sablonokból az irat metaadatai alapján változó tartalommal előállítani állományokat Törzsadatok/Sablonok |
23. | Űrlapok iktatásának támogatása | Az ISZ rendelkezik olyan funkcionalitással, amely XML struktúrában tárolt metaadatokat tartalmazó űrlapok (pl. ÁNYK) metaadatait adminisztrátor felhasználó az ISZ felületén meg tudja feleltetni az ISZ-ben tárolt metaadatoknak, ezzel automatikus érkeztetési, szignálási és iktatási szabályokat beállítva az ISZ-ben. | A rendszer képes az előre beállított import funkcióval létrehozni iratokat Segédeszközök / Import |
24. | Kettős iktatás elkerülésének támogatása | Az ISZ figyelmezteti a felhasználókat arra, ha valamilyen egyedi azonosító bevitele alapján megállapítható, hogy az adott irat már iktatásra került. Ilyen egyedi azonosító lehet például papíralapú irat esetén a hivatkozási szám, elektronikus irat esetén bármely tárolt egyedi azonosító. | Az adatbázisban az egyed mezőkre unique index van létrehozva, ami megakadályozza az adat kettőzését |
25. | Opcionális metaadatok kezelése | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy rendszeradminisztrátor felhasználó az ISZ felületéről további metaadatokat tudjon a rendszerhez hozzáadni (testreszabással, programozás nélkül). Megadható az egyedi metaadatok formátuma és az, hogy kitöltésük a felhasználók számára kötelező vagy opcionális. | A NÉZET beállításainál számos előre nem definiált metaadatot tud a rendszer kezelni, ezeket ki lehet vezetni a felületre Segédeszközök/Nézet szerkesztő |
26. | Adatbevitel támogatása I. | Az ISZ adjon lehetőséget a felhasználóknak arra, hogy szótárkészletből kiválasztható mezőket automatikus kiegészítés funkcióval lehessen gyorsan kitölteni valamint a legördülő listából választható elemek kezdőbetűik megadásával gyorsan kiválaszthatók legyenek. | A szótár jellegű adatbevitelnél lehetőség van a szótárból kiválasztással, automatikus kiegészítéssel adatot kiválasztani |
27. | Adatbevitel támogatása II. | Az ISZ tartós alapértelmezett értékek felkínálásával képes támogatni az adatbevitelt. | A Comboboxos bevitelnél lehetőség van az alapérték meghatározására rendszer szinten, Lehetőség van egy combobox értékének egy előző combobox értékétől függő tartalom meghatározására |
28. | Keresés, kinyerés és megjelenítés I. | Az ISZ lehetőséget ad a felhasználóknak arra, hogy a találati listát bármely oszlop szerint sorba rendezhessék. | A felületen bármely megjelenített adat alapján a képernyő tartalmát sorba rendezheti. |
29. | Keresés, kinyerés és megjelenítés II. | Az ISZ lehetőséget ad a felhasználóknak arra, hogy az egyes találati listák oszlopainak sorrendjét, megjelenítését/elrejtését testre szabhassák. | A képernyőkön az oszlopok sorrendje változtatható, és a változás menthető |
30. | E-mailek automatizált feldolgozása I. | E-mailek érkeztetése és iktatása során követelmény, hogy az e-mail tárgyát, valamint ha a beküldő szerepel a partnertörzsben, akkor a beküldőjét felajánlja az ISZ a megfelelő metaadatmezőben automatikusan (ne jelentsen megkötést a felhasználó irodai munkakörnyezetében). | Email érkeztetésnél a tárgy mindig, az ügyfél / Küldő ismert adattartalomnál automatikusan kitöltődik |
31. | E-mailek automatizált feldolgozása II. | Ha az e-mail szövegében e-mail-címek találhatók, akkor azt is lehetséges beküldőként felajánlja az ISZ, ezzel támogatva az iktatópontokra továbbított e-mailek eredeti beküldőre történő gyors és kényelmes iktatását (ne jelentsen megkötést a felhasználó irodai munkakörnyezetében). | A beérkezett emailből beemelhető az ügyfél adata |
32. | E-mailek automatizált feldolgozása III. | Kimenő e-mail iktatása esetén az olvasási visszaigazolásokat automatikusan csatolja az ISZ az iktatott kimenő e-mailhez (ne jelentsen megkötést a felhasználó irodai munkakörnyezetében). | Kimenő küldemény esetén lehetőség van az olvasási igazolást a eredeti irat mellé csatolni |
33. | Elektronikus aláírások I. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy a beérkező elektronikusan aláírt dokumentumok hitelességének ellenőrzését a felhasználó (akár automatikusan) az ISZ felületéről elvégezhesse, és a szükséges információt külön szoftver (pl. Acrobat Reader) megnyitása nélkül megtekinthesse. | A rendszer a bejövő e-mail esetén automatikusan ellenőrzi a mellékelt irat aláírását, ha az nem érvényes elutasítja a rendszerbe emelést |
34. | Elektronikus aláírások II. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy kimenő iratokat az ISZ felületéről tudjanak a felhasználók egyesével és tömegesen egyaránt aláírni. | A rendszer lehetőséget biztosít mind elektronikus aláírásra, mind időbélyegzővel való ellátásra bármely dokumentumot |
35. | Elektronikus aláírások III. | Az ISZ-ben integrált módon megjelenik a kiadmányozott dokumentum az elektronikus aláírás képével. | A rendszerben az elektronikusan aláírt dkumentumok az aláírás adataival együtt megjeleníthetőek |
36. | Dokumentum kiadmányozásakor automatikus iktatás | Az ISZ-ben a munkapéldány kiadmányozásakor az automatikus iktatás megtörténik. | A rendszerben kiadmányozni csak már iktatott iratot lehet. |
37. | Munkapéldány státuszának nyomonkövethetősége | Az ISZ lehetőséget biztosít az elektronikus jóváhagyási folyamat nyomon követésére. | A rendszerben az irat minden munkafázisa naplozódik, így visszakövethető mikor mi történt az irattal |
38. | Szkennelés támogatása | Az ISZ gyors és felhasználóbarát megoldást ad az iratok egyedi szkennelésére úgy, hogy nem kell a felhasználóknak a szkennelt képet manuálisan megkeresni a meghajtón és csatolni az iktatott irathoz. | A rendszerbe beépített szkennelési modul található, melynek felületéről közvetlen indítható szkennelés |
39. | Tömeges szkennelés támogatása | Az ISZ megoldást ad iratok tömeges szkennelésére vonalkód vagy bármilyen más szeparátor alkalmazásával. | A rendszer támogatha feldolgozási módot, amikor a fizikai iratra rákerül(het) fizikai vonalkód, majd szkennelődik oldalanként, és indexe3léskor az irat képe alapján annak oldalainak kijelölésével kerül indexelésre az irat, a több lapos iratoknál az összefűzés megtörténik |
40. | Optikai szövegfelismerés támogatása | Az ISZ a szkennelt állományokat automatikusan szövegesen kereshető formába tudja átalakítani, valamint ezen állományok tartalmára ISZ felületéről is indítható keresés. | A rendszer képes a szkennelt állomány ocr-zésére (PDF/A formátumra), annak tartalmára adatbázis szintű keresést lehet végezni |
41. | Adminisztrátori feladatok I. | Az ISZ-ben lévő nyilvántartásokhoz (pl. iktatókönyvhöz vagy érkeztető könyvhöz) lehessen egyszerre több felhasználót, akár egész szervezeti egység összes felhasználóját is hozzárendelni. | Az érkeztető és iktatókönyvek hozzáférését felhasználói csoport illetve felhasználói szinten lehet szabályozni |
42. | Adminisztrátori feladatok II. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy felhasználókat tömegesen szervezeti egységhez rendelni. | A felhasználókat a szervezet egyes elemeihez lehet rendelni Törzsadatok/szervezet/felhasználók |
43. | Adminisztrátori feladatok III. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy az eseménynaplóban a felhasználói felületről lehessen szűrni iktatószámra, felhasználóra, szervezeti egységre, eseményre. | Az eseménynaplóban számos mezőre, közte a felsoroltokra lehet szűrni |
44. | Adminisztrátori feladatok IV. | Nem lehet úgy ügyintézőt törölni/kiléptetni a rendszerből, hogy van a nevén irat. Rendelkezzen a szoftver dokumentált eljárással, hogyan kell egy kiléptetést megvalósítani. | A szervezetből nem lehet elvenni addig felhasználót, amíg a nevén le nem zárt irat van |
45. | Adminisztrátori feladatok V. | Az ISZ rendelkezik dokumentált eljárással arra, hogyan kell egy felhasználót egy másik szervezeti egységhez átléptetni. Képes támogatni a szoftver valamilyen biztonsági megoldással (legalább figyelmeztetéssel) az iratokkal való elszámoltatást. | A rendszer lehetőséget biztosít egyes felhasználó nevén levő iratok listázására. |
46. | Adminisztrátori feladatok VI. | Az ISZ lehetőséget biztosít arra, hogy adminisztrátor felhasználók a főbb iratkezelési lépésekhez tartozó adatrögzítő képernyőkön (érkeztetés, bontás, szignálás, iktatás, kiadmányozás, expediálás) a metaadatok rögzítésének sorrendjét programozói segítség nélkül megváltoztathassák. | A rendszerben a Nézet szerkesztőben a beviteli ablakok mezősorrendje felületről megváltoztatható Segédeszközök/Nézetszerkesztő |
47. | Online felhasználói útmutató | Az ISZ rendelkezik strukturált, kereshető online, naprakész, változásokat követő felhasználói útmutatóval. | A rendszerhez naprakész felhasználói segítség felület tartozik |
48. | Online segédanyagok | Az ISZ biztosítja, hogy a használó szervek a felhasználói útmutatón túl saját oktatási segédanyagokat (pl. oktatóvideókat, vizsgaanyagokat) is rögzíthessenek az ISZ-ben, melyeket a felhasználók az ISZ-ből online elérhetnek. | A rendszerbe oktatóvideókat fel lehet tölteni, azok a jogosultságtól függően elérjhetőek a felhasználóknak |
49. | Partnerlista karbantartás | Partner összevonását, adattisztítását támogassa az ISZ úgy, hogy a megmaradó partner nevére keresve, az összevont/ tisztított partnerre iktatottakat is találatként kapják meg a felhasználók egy keresés során. | Lehetőség van Ügyfelek összevonására a rendszerben. Törzsadatok/Ügyfelek |
50. | Felhasználói felület ergonómiája | A felhasználói felület és működés következetes legyen a rendszer különféle építőelemei (ablakok, menük és parancsok) tekintetében. | A rendszerben egységes ikonok, felületek vannak |
51. | Folyamatjelzés | Az ISZ tájékoztatja a felhasználót valamilyen jelzéssel (csík, homokóra, kör stb.), hogy éppen dolgozik az adott művelet (például egy lekérdezés) végrehajtásán. | Azonnal végrehajtott feladatoknál homokóra, hosszú folyamatoknál státuszbarral kerül kijelzésre a folyamat |
52. | Ügyirathoz és irathoz kiosztott feladatok grafikus megjelenítése | Az ISZ biztosítja az ügyirathoz és irathoz kiosztott feladatok grafikus megjelenítésének lehetőségét, illetve a feladat stádiumának megfelelő jelöléseket a listaképernyőkön. | irathoz előre folyamatok definiálhatóak, azok állapotáról a felület iránymutatást ad |
53. | Mobil eszközök támogatása | Az ISZ rendelkezik okostelefonra és/vagy tabletre optimalizált felülettel vagy letölthető alkalmazással ahol a következő lépések elvégezhetők: keresés és irat megtekintése, | A rendszerhez tartozik webes kliens, ahová a fő iratkezelési funkciók kivezetésre kerültek |
54. | szignálás, | A webes kliens tartalmazza | |
55. | jóváhagyás, | A webes kliens tartalmazza | |
56. | kiadmányozás, | A webes kliens tartalmazza | |
57. | munkapéldány visszautasítása, | A webes kliens tartalmazza az elutasítás funkciót | |
58. | meghatározott dokumentumok csoportos kiadmányozása. | Csoportos kiadmányozásra van lehetőség | |
59. | Postázás támogatása | Az ISZ képes támogatni a postázási feladatok ellátását (boríték nyomtatását, tértivevény nyomtatását, postai feladójegyzék nyomtatását, futárjegyzék nyomtatását, valamint a jegyzékek xml formátumú létrehozását). | A rendszer képes borítékot, tértivevényt, ajánlott küldeményt nyomtatni, és feladójegyzéket készíteni. |
Keressen bennünket bizalommal....