IKTATÓ RENDSZEREK
Összefoglalás
A megoldás célja egy dokumentumkezelő rendszerre épített komplex iktatási rendszer, amely támogatja centralizált és decentralizált iratkezelési feladatokat. Tetszés szerint kialakítható külön érkeztetéssel, szignálással, kiadmányozással vagy anélkül. DocPort támogatást biztosít a nagyon egyszerű iktatástól kezdve a több telephelyes, osztott rendszerek kialakításáig.
Tartalmazott modulcsoport:
Digitalizálás
Dokumentumkezelés
Kombinálható modulok:
Fájlokból automatikus adatbázis építés
Fájlok tartalmában történő keresés
Workflow
Irattár
Projektkezelés
A rendszer rendelkezik Windows, böngészős és mobilos klienssel így bárhonnan, bármikor elérheti és keresheti a szükséges iratokat, vagy indíthat műveleteket.
Tartalmazott modulcsoport:
Digitalizálás
Dokumentumkezelés
Kombinálható modulok:
Fájlokból automatikus adatbázis építés
Fájlok tartalmában történő keresés
Workflow
Irattár
Projektkezelés
A rendszer rendelkezik Windows, böngészős és mobilos klienssel így bárhonnan, bármikor elérheti és keresheti a szükséges iratokat, vagy indíthat műveleteket.
Érkeztetési funkciók
- Az érkeztetendő küldemények nyilvántartásba vétele elektronikus érkeztető modulban történik.
- Tetszőleges számú érkeztető könyv kialakításának lehetősége
- Érkeztető könyvek betekintésének, láthatóságának szabályozása (egyéni, csoportos, írás, olvasás)
- Érkeztető szám konfigurálása érkeztető könyvenként
- Szervezethez rendelés
- Vonalkódos azonosítás (elektronikus vagy fizikai)
- Az érkeztető könyv bizonyos mezőinek kitöltése előre meghatározott adatok (pl.: törzsadattár, ügyfél adatbázis, egyéb adatbázis) kiválasztásával lehetséges. Új adatok felvételére a kapcsolódó táblákba, lehetőséget ad a rendszer, a felhasználás helyén is.
- Az érkeztető számot és a vonalkódot az érkeztetés dátumát a program automatikusan állítja elő, azok utólag nem módosíthatók.
- Papír alapú iratok érkeztetése, feldolgozása
- Elektronikus iratok érkeztetése (e-mail, fax stb.)
- Dokumentumcsatolás
- Export lehetősége
- Kezelési műveletek
- Sablonok kezelése, feltárolása
- Érkeztetésből lehet iktatási műveletet indítani a megfelelő iktatókönyvbe
- Automatikus workflow indítás és konfigurálás lehetősége érkeztető könyvenként
- Érkeztető könyv nyomtatásának lehetősége
- Érkeztető könyv zárásának lehetősége
- A leíró adatok tömeges javításának lehetősége
- Automatikus érkeztetés központi emailcímre érkezett küldeményekre
- Automatikus viszont válasz az automatikus érkeztetett küldemények esetében
- Kitöltési sablonok definiálása egyénileg
- Megjelenési oszlopnézet mentése felhasználók szerint
Iktatási funkciók
- Lehetőség van iktatókönyvrendszer létrehozására, mely igazodik a szerv meglévő iratkezelési szabályzatához és irattári tervéhez.
- Tetszőleges számú, egyedi hozzáféréssel kezelt iktatókönyv
- Iktatókönyvek csak a hozzájuk rendelt felhasználói csoportnak látszódnak
- Külön szabályozható írási és olvasási jogosultság
- Iratkapcsolatok létrehozásának lehetősége (kapcsolt irat, előirat, utóirat, szerelés)
- E-mailek, faxok iktatása
- Érkeztetésről iktatásra küldött iratok megjelenítése
- Érkeztetésnél felvett adatok örökítése az iktatókönyvekbe (redundancia kizárása)
- Az iktatókönyvben lehetőség van éves zárásra
- Tárgymutató nyomtatására
- Az iktatókönyv nem módosítható, de lehetőség van sztornózásra, majd a sztornózott irat átiktatására.
- Iktatókönyv nyitása esetén tetszőlegesen definiálható az iktatókönyv típusa (főszámos-alszámos), előtag, utótag, iktatószám hossza, iránya. Amennyiben már tartalmaz iktatott tételt, és az iktatókönyv alapadatait kívánjuk megváltoztatni, a rendszer figyelmeztetést küld, hogy eltérőek lesznek a formátumok, az eddigiekhez képest.
- Exportálás (lekérdezés alapján is)
- Automatikus workflow indítás és konfigurálás lehetősége iktató könyvenként
- Iktatás történhet szervezeti egységhez, vagy konkrét ügyintézőhöz
- Ügyintézési határidő figyelés és nyomon követés lehetősége
- E-mailek és csatolmányainak ismert adatainak iktatókönyvbe való örökítése
- Iktatandó dokumentum fax szerverről való fogadása
- Különböző küldök és ügyfelek kezelése
- Törzsadat (partner, irattári tételszámok stb.) állományok létrehozása, kezelése
- Nyilvántartásokban kötelezően kitöltendő mezők beállíthatóak
- Nyilvántartási számokat és a nyilvántartásba vétel dátumát a rendszer automatikusan adja
- Év végi zárási tevékenységek elvégzése
- A rendszerből hitelesítésre alkalmas, papír alapú dokumentumok készítése (Iktató könyv, tárgymutató)
- Sablonok kezelése, feltárolása
- Minden nyilvántartásba kerülő új irat egyedi azonosítókat kap, amelyet a rendszer automatikusan generál és tart nyilván. Az azonosító egy vonalkód, amely lehet fizikai (nyomtatott) vagy elektronikus (virtuális) vonalkód is egyben. Ezen kívül modul specifikus azonosítókat is rendel a rendszer az adott irathoz, pl.: iktatószám, érkeztető szám stb., amely egyedi kulcsként egyszer fordul elő.
- Alszámos iktatás esetén az irat automatikusan az ügyintézőhöz kerül
- Irat irányának megfelelő iktatókönyvek definiálása (be, ki, be-ki stb)
- Alszámos iktatás esetén főszámok keresése tallózása
- Éven túli iktatás támogatása
- Emlékeztető beállítása (időpont, tárgy szöveg, és felhasználók)
- Ügyirat zárása és újra nyitása
- Határidőbe helyezés
- Revízió támogatása meghatározott leíró adatokra
- Kitöltési sablonok definiálása egyénileg
- Őrzési idő növelése és módosítása
- Csoportos műveletek (pl.: átiktatás)
- Iratkísérő és iratköpeny nyomtatása
- Megjelenési oszlopnézet mentése egyénileg
- Űrlapos nézet
- Lejárt határidejű iratok listázása
- Tömeges javítása a leíró adatoknak
Szignálás, aláírás és kiadmányozás
- Szervezeti fában beállítható felhasználó szerint a szignálási, kiadmányozási és aláírási jog
- Szervezeti egységre történő iktatás esetén automatikus szignálási listába kerül az irat
- Csoportos műveletek támogatása
- Szignálás történhet tetszőleges felhasználóra, szignáló szervezet felhasználóra, javasolt ügyintéző
- Ügyintézési határidő felülbírálása szignálásnál
- Szignálási utasítás megadása
- Utasítási sablon mentése
- Iktatott iratok szignálásra jelölése
- Szignált irat automatikusan az ügyintéző munkakosarába kerül
- Átadás átvétel a szignált iratokra vonatkozóan
- Iktatás előtti és utáni szignálás támogatása
- Ügyirat kiadmányozása vagy kiadmányozás elutasítása (visszaküldése az ügyintézőhöz)
- Kiadmányozás digitális aláírással vagy anélkül
- Szignálás, kiadmányozás és aláírás előtt a dokumentum megtekintése, kezelési utasítás módosítása
Mintaképek
Mintaképek megtekintése....
A képek adott konfigurációról vagy beállításról készültek, amelyek testreszabástól függően változhatnak...
További információ
Szeretne további információkat, vagy részleteket megismerni?
Keressen bennünket bizalommal....