A megoldás célja, hogy a feltárolt fájlokat strukturáltan lehessen tárolni, archiválni, visszakeresni a jogosultsági szintnek megfelelően.
A keretrendszeren belül több teljesen elkülönült alrendszer is létrehozható, amelyben tetszőlegesen beállított leíró adatokat lehet rögzíteni. A leíró adatok lehetnek előre konfiguráltak (pl. legördülő menük), vagy szótárszerű bővíthető törzsadatok. (pl. ügyfelek)
Támogatja a papír alapú dokumentumok kezelését, digitalizálását vagy az elektronikus dokumentumok és emailek nyilvántartását és verziókezelését is. Kialakíthat sablonokat (Word, Excel), amelyből formaleveleket generálhat (pl. árajánlat) vagy emlékeztetőket is rögzíthet a feltöltött fájlokhoz.

Tartalmazott modulcsoport:
Digitalizálás

Kombinálható modulok:
Fájlokból automatikus adatbázis építés
Fájlok tartalmában történő keresés
Workflow
Irattár
Projektkezelés
A rendszer rendelkezik Windows, böngészős és mobilos klienssel így bárhonnan, bármikor elérheti és keresheti a szükséges fájlokat.

Partíciók (önálló alrendszerek)
A DocPort rendszer lehetőséget kínál arra, hogy egy adatbázisban partíciókat hozzunk létre, és így elkülönítve kezelhetjük több szervezet (cég) iratait, dokumentumait. A partíciók önállóan konfigurálhatók, a szervezetek egyéni igényeire szabhatók. A partíciókhoz külön Nézetek (konfigurálható megjelenés és adatbevitel) és beállítások társíthatók így több teljesen önálló rendszer is kialakítható egy adatbázison belül. (pl, HR iratok, Projekt iratok, Pénzügyi iratok)

Konfigurálhatóság (adatbeviteli mezők, törzsadatok, címkék, sablonok)
Az egyes „NÉZET” (a funkciókhoz, felhasználói felületekhez tartozó adattartalom elemek) saját felületén szerkeszthetők így a program változtatása nélkül további mezők, törzsadatok felvehetők. Konfigurálható elemek:

• Adatbázis mezők definiálása (amely kiterjed, a megjelenítésre, adatbevitelre, szerkesztésre)
• Egy adott mezőhöz tartozó funkcionalitás beállítása
  Mezőnként szabályozható, hogy bevitelkor megjelenjen, szerkeszthető-e, milyen szerkesztési felületet adjon (szöveges mező, legördülö lista, dátum, szám), kötelező vagy opcionális-e a kitöltése, helyesírás ellenőrzés beállítása stb.
• Beviteli mezők közötti kapcsololat szerkesztése
  Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy adott mező érték kiválasztása esetén egy másik mező(k) tartalma módosul, automatikusan feltölti, vagy beállít alapértelmezett értéket. (pl ha egy legördülő mezőben kiválasztunk egy értéket, akkor az meghatározza egy másik legörülő mező tartalmát)
• Mezők és másik tábla kapcsolata
  Ez azt jelenti, hogy egy adatott mező ki tud ZOOM-olni egy másik táblára, és onnan adatot emel át nemcsak a saját értékébe, hanem akár más mezőbe is. (pl zoom az ügyfélre és bele tudja írni nevet, címet telefonszámot, stb. a dokumentum keíró adatai közé. Tehát lehetséges olyan, hogy az ügyfelek táblában 10 adatot szeretnénk rögzíteni és abban keresni, de a dokumentumoknál csak hármat szertnék beleírni és keresni.)
• Funkciókhoz tartozó mezők szerkesztése
  Szabadon definiálható a rendszerben, hogy milyen mezők jelenjennek meg az egyes funkciókhoz, adatmegjelenítési és adatbeviteli szinten, valamint a szerkesztés sorrendje is definiálható, továbbá nem törzsadatok esetén is beállítható rögzített adattartalom is.
• Definiciós scriptek használata
  Különböző ellenőrzések (funkcióhoz tartozóan), kimenti értékek – külső sablonok adattartalmára vonatkozóan.

A hierarchikus irat megjelenítés
A hierarchikus megjelenítés esetén az iratot egy törzsadat (irattípus) alapján jelenítjük meg. A képernyő két részre van osztva. Bal oldalon egy könyvtárstruktúrában (fa struktúrában) az irattípusok (megfelelő alábontással) jobb oldalon, az „ágakon” tartózkodó iratok és dokumentumaik. Természetesen az ágak között lehet iratokat mozgatni, valamint jogosultsággal szabályozni az abba történő betekintést és besorolást.

Tömeges feltárolás
Lehetőség van a könyvtár rendszerből fájlokat tömegesen feltárolni külön iratként (a fájl kerül dokumentumként csatolásra). Modulfüggően a feltárolás történhet iratként, irattípus irataiként, érkeztetési, vagy iktatási modulba is.

Induló adatbázis generálása könyvtár rendszerből
Speciális import funkció, amely során az induló könyvtár és a dokumentum elérési útvonala közötti könyvtárszerkezetből metaadatokat képez a rendszer, létrehozza az iratokat és feltárolja az irathoz kapcsolódó dokumentumokat. A könyvtárszerkezet leíró adatain túl egyéb kiegészítő leírókat generál (vonalkód, azonosítók, dátumok stb.).

Emailek
Outlook kliens:
ha a felhasználó rögzíteni kíván egy emailt, pl. a teljes emailt (mellékletekkel együtt) vagy a tartalmát, akkor egyszerűen drag&drop behúzza a kliensből egy űrlapra (akár többet is egyszerre) majd elvégzi az adatrögzítést.

Email fiók olvasó
A felhasználó beállíthat egyszerre akár több emailfiókot is, amelyet rendszer le tud kérdezni és az emailt ( vagy csak a mellékleteit) hozzá tudja csatolni fájlként az irathoz

Office dokumentumok
Több fajta módszer vagy, opció támogatott:
Ha külsőleg keletkezik:

• fájlcsatolással
• csoportos feltöltéssel (ahány fájl annyi irat keletkezik)

Belsőleg

• létrehozhatók office templatek (amelyek a fájl csatolásakor), automatikusan kitöltődnek a leíró adattal (word körlevélhez hasonlóan), lehet word excel, html, txt, stb.
• már csatolt fájl esetében, új létrehozása az eredetiből (ebben az esetben az eredeti office dokumentumból keletkeztethető új fájl)

Vagy a fentiek tetszőleges kombinációja.

Belső jogosultság kezelés

• Program modulokhoz és funkciókhoz tartozó jogosultságok
• Betekintéshez, létrehozáshoz, módosításhoz tartozó jogosultságok
• Egyéni, csoportok szerinti jogosultság kezelése
• Kialakításnak megfelelő speciális jogosultságok (Pl.: Irattípus szerinti)

Külső jogosultság (IIS)

• az IIS tetszőleges felhasználót átenged
• vagy csak azok a felhasználók érhetik el a DocPort-ot, akik felhasználók az operációs rendszerben (ezután kell még autentikálnia a DocPort belső jogosultság és beléptetés kezelőjének is)
• vagy LDAP integráció (illetve a fentiek kombinációja)

Dokumentumok (fájlok) kezelése

• Egy dokumentum csak egyszer szerepel a rendszerben,kívülről megváltoztatni és visszamenteni nem lehet
• Ha egy felhasználó meg akar tekinteni egy képfájlt, a beépített jogosultsági rendszer, ill. az irattári terv, iktatókönyv alapján a DocPort, engedélyezi, vagy tiltja a letöltést, ugyanez vonatkozik a meta-adatokra is

Meta adtok kezelése

• A meta-adatok tárolása relációs adatbázisban történik, így a védelem az adatbázis biztonsági házirendjével egyenértékű.

Dokumentumok megváltoztathatatlansága

• A dokumentumok megváltoztathatatlanságának védelméről egy egyedi belső hitelesítési rendszer gondoskodik HASH -MD5 kódolással. Ha megváltoztatnak egy dokumentumot, és annak megváltozik a lenyomata, akkor rendszer hibát jelez
• Az MD5 (Message-Digest algorithm 5) egy 128 bites, egyirányú kódolási algoritmus.
• Az MD5 kódolás bármilyen adatból – függetlenül a méretétől, vagy a típusától – egy 32 karakter hosszú hexadecimális hasht eredményez. A kódolás egyirányú, így nem lehet visszafejteni.
• A rendszer a fájlokat nem megosztott, nyilvános könyvtárakban tárolja, azok az operációs rendszer fájlkezelő eszközeivel közönséges felhasználók számára nem érhetők el.

Elektronikus aláírás
A megoldás szolgáltató független, ugyanis PDF belső aláírást és időbélyegzést használatára épül. A PDF egy konténerként szolgál, amelybe bármilyen állomány csatolható mellékletként és úgy kerül aláírásra
Egy elektronikus aláírási szolgáltatótól csak egy személyes aláíró tanúsítvány fájlt (PFX-et) kell igényelni. Kezeléséhez nem szükséges semmilyen más eszköz, a DocPort rendszer automatikusan végzi. Adatbázisban eltárolja a személyes aláíró tanúsítványt, majd a felhasználót a bejelentkezés után azonosítja. Lehetőség van több elektronikus aláíró tanúsítvány használatára is. Egy egyszerű funkció meghívásával, vagy egy szerviz automatikusan aláírja a fájlt, anélkül, hogy a felhasználónak külső eszközöket kellene igénybe venni. Ha a fájl PDF, akkor magában a PDF-ben, ha TIFF (vagy képfájl), akkor átkonvertálja PDF-re és úgy írja alá. Egyéb dokumentumokat is képes aláírni, úgy, hogy konténer fájlként kezeli a PDF-et és egyszerűen fájlmellékletként csatolja a tetszőleges kiterjesztésű fájlt, majd az egészet egyben aláírja.
Konfigurációs lehetőségek:

• Csak digitális aláírás
• Digitális aláírás és időbélyegzés

Fájl formátumok (dokumentumok) aláírása:

• Pdf aláírt PDF
• image fájl (tif, jpg) konvertálás pdf-be és úgy történik az aláírás
• egyéb fájl (bármilyen állomány) az eredeti fájl csatolása fájlmellékletbe - a pdf első lapján egy leírás, hogy az eredeti dokumentum fájlmellékletként lett csatolva – pár leíró adat (Fájl eredeti neve, mérete, tárgy, stb.)