A megoldás célja, hogy adatrögzítés nélkül automatikusan egy kereshető adatbázis jöjjön létre, amelynek tartalma rögtön elérhető telefonon vagy Windows kliensen is.

A megoldás teljesen automatizált. Csak be kell másolni a könyvtárakat és a fájlokat egy hotfolderbe (a szerveren meghatározott könyvtárba) és pár másodperc múlva elérhetővé is válnak.

A leképezett könyvtárszerkezethez a betekintési jogosultságok teljesen testreszabhatók akár egyéni vagy csoportos szinten is.

A kliens felületéről is hozzáadhatók fájlok vagy leíró adatok, illetve a már bekerült fájlok leíró adatait is lehet bővíteni vagy módosítani.

Feladata: beállított könyvtárszerkezet figyelése, amennyiben új fájl kerül bele, automatikusan feldolgozza
Működése: fájlok rendszerbe kerülése előtt előellenőrzést végez, a hibás fájlok kizárásának céljából. Az adott könyvtárat hierarchikusan leképezi irattípussá (irattípus fastruktúra létrehozása), a fájl adataiból iratrekordot képez (eredeti fájlnév stb.), az iratrekordhoz csatolja (feltölti) az eredeti fájlt. Irattípus szerint szabályozható későbbiekben a betekintés. A feltárolt fájlt törli a figyelt könyvtárszerkezetből.

Generált adatbázismezők

• Irattípus fa (eredeti könyvtárszerkezet) adatbázisban leképezve
  Kiválasztva egy adott „faágat” annak közvetlen és gyerekelemeiben
• Eredeti fájlnévben
• Fájlkiterjesztés alapján

Mivel folyamatosan érkezhetnek új fájlok a hotfolderbe, ezért a változásokat le kell követni és folyamatosan aktualizálni.

Működése:

• Egy Windows szerviz ütemezetten megvizsgálja a könyvtár és alkönyvtárainak aktuális tartalmát
• Új fájl esetén előellenőrzést végez (pl., hogy a PDF megnyitható-e) és megpróbálja kiszűrni a hibás fájlokat
• Amennyiben hibás fájlt észlel, átnevezi: „!INVALID”+eredeti fájlnév (megnyithatatlan a PDF) : „!ERROR”+eredeti fájlnév ha kiszolgáló oldali hiba keletkezik (pl vagy hálózati hibából eredően nem képes felolvasni).
• Ha a fájl feltárolható, akkor a könyvtárszerkezet aktuális pontján megnézi, hogy ilyen irattípus létezik-e az adatbázisban (könyvtár nevéből irattípus lesz)
• Ha nem létezik az irattípus, akkor létrehozza a bejegyzést az adatbázisban, de előtte rekurzívan bejárja a az irattípus fát, hogy könyvtárszerkezet szerinti szülőelemek léteznek-e ha nem, akkor létrehozza azokat is
• Ha a fában egy adott szülőelemhez betekintési jog (egyéni vagy csoportos) megadásra került, akkor ezt örökölteti a létrehozott gyerekelemeken is
• Ezután létrehozza az iratrekordot, a leíró adatokat kitölti
• A létrehozott rekordhoz feltölti a fájlt (azaz átadja a referenciát a belső content managernek amely elvégzi az összes hatáskörébe tartozó műveletet: lenyomat készítése, volume rendszer stb.)
• Frissíti leíró adatbázis tartalmát egyéb bejegyzésekkel
• A szerviz működését logolja
• A szerviz hibatűrő, amennyiben nem fatális hiba történik kiszolgáló környezetben, automatikusan újraindítja magát és megpróbálja a műveleteket ismét elvégezni.

Amennyiben a hotfolder nem a szerver egy megosztott mappája, hanem más gépen van az elérési útvonalat javasolt hálózati meghajtóként csatlakoztatni, és ugyanolyan nevű felhasználót